打造有效的個人化看板
幾個關鍵讓你建立更好的事務管理工具
前言
在深入探討個人看板的有效管理與應用之前，我們首先需要認識到，無論是在專業環境還是個人生活中，時間與資源都是有限的。這個前提下，我們如何最大化生產力，同時保持工作與生活的平衡，成為了關鍵的問題。個人看板的實施，正是為了解決這一難題。
Personal Kanban
我們如何在日常生活中實踐看板？其實我們回到看板法最初的目的：讓工作可視化並且能夠往前流動。
所以在定義個人看板的時候，要做到：
- 定義你的流程以及結束的點
- 辨識工作的類型
- 根據前面兩個安排後，建立看板
- 最後，為每個 solt 建立緩衝以及 WIP 的上限。
例外事務處理
在製作個人看板後，根據我過往被諮詢的經驗，很多人會發現自己的看板無法流動，原因是有雜事或是日常工作要做，所以有時會誤估整個工作量，所以我建議可以在看板放入幾個概念：Block tasks, expedite tasks 以及 today tasks 三個欄位。
Block Task 欄位設計的目的在於，工作的流程中，某個事情不能被立即完成，它可能需要大量訊息來回、需要花時間確認，所以必須停下來等待回應，所以我們因此可以將事情置放到 Block Task 欄位，將事務留待之後進行下一步，也確保不會忘記回頭處理它。
Expedite Tasks 欄位設計的目的在於，標記那些需要優先處理、加速完成的任務。它專注於那些緊急且重要，或者對即時目標有顯著影響的任務。和等下要介紹的 Today task 不同的地方在於，這個類別的工作內容主要處理需要快速反應和行動的任務。
Today task 欄位設計的目的在於，以專案來說，日常雜務的執行是專案流程上的阻礙，因為你必須花費一些心力處理並非專案價值的東西，將日常雜務置放到 Today’s Task 用以提醒自己今日需完成的事項，以提醒自己已經有事務會占用到你的工作時間。
Productive&Efficient&Effective
對於任務的生產力、效率和有效性的追求，不僅是對工作量的管理，更是對工作方式的改進。生產力的提升不僅來自於完成更多的工作，更在於完成更有價值的工作。在這方面，JIT（Just In Time）理念為我們提供了一個有力的工具。JIT 的核心在於「準時」，它強調在正確的時間完成正確的工作，這不僅提高了工作的效率，同時也確保了工作品質。
如何確切的排定工作順序
然而，如何確切地排定工作順序，這是一個值得深思的問題。過於複雜的緊急程度分類可能導致決策困難和效率低下。因此，建立一個清晰、簡單且易於理解的優先順序體系顯得尤為重要。在這方面，艾森豪矩陣提供了一個有效的解決方案。它通過區分任務的緊急性和重要性，幫助我們做出更明智的決策。
生產快速、便宜、品質良好，只能三擇二，如果你覺得都很重要，表示沒有一個重要的，因為對你來說每個都「同等」重要。如何決定什麼是重要的，就要回歸到跟客戶的互動（或你自己）覺得什麼是重要的產出。
如同第一段落提到的，一個好的工作順序，越優先的任務應該靠近 DONE 的欄位，並且在 WIP(Work in progress) 欄位的越上方。這也是視覺化工作所帶來的好處。我們可以針對這些結果來進行回顧。
定期的反思和調整也是不可或缺的部分。這不僅包括對完成的任務的回顧，也包括對未來工作計劃的調整。這種持續的自我評估和改進皆是提高個人效率的關鍵。
結論
有效地管理個人看板不僅是關於任務的組織與排序，更是一種自我管理和時間管理的藝術。通過採用 Block Tasks 和 expedite 的欄位概念，我們能夠更好地處理日常雜事和突發緊急事件，從而保持工作流程的順暢。同時，使用如 JIT 系統和艾森豪矩陣等工具，能夠幫助我們做出更明智的決策，確保專注於最重要的任務。
最重要的是，我們需要認識到，沒有一種單一的工作管理方法適合所有人。因此，這裡所提出的建議應視個人的工作習慣和需求進行調整。定期檢視和調整個人看板，以確保它能有效地符合我們不斷變化的工作需求和個人目標。
合理地分配時間和精力在不同任務上，並保持對目標的清晰聚焦，我們可以提高生產力，同時也能保持工作與生活的平衡。這不僅幫助我們在工作上達成更好的成果，同時也能提升個人的滿足感。
